KVKK Aydınlatma Metni

ITECX International Congress on Technology, Education and Contemporary Sciences (ITECX 2026), 30 Kasım – 4 Aralık 2026 tarihlerinde Roma’da yüz yüze ve çevrim içi (hibrit) olarak düzenlenmektedir. Kongrenin veri sorumlusu olan ITECX International Congress Düzenleme Kurulu (“Düzenleme Kurulu” veya “biz”), kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili ikincil mevzuata uygun olarak işlenmesine azami özen göstermektedir.

Bu Aydınlatma Metni, Kanun’un 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında sizi bilgilendirmek ve Kanun kapsamındaki haklarınızı açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusunun iletişim bilgileri aşağıda yer almaktadır:

• Adres: Via S. Martino della Battaglia, 44, 00185 Roma RM, İtalya
• E-posta: info@itecx.international
• Telefon: +90 (312) 000 00 00

2. Kapsam ve İlgili Kişiler

Bu metin; kongre web sitesini ziyaret eden, sisteme üye olan, bildiri gönderen, hakem veya bilim kurulu üyesi olarak görev alan, kayıt ve ödeme işlemi yapan, belge alan ya da iletişim formu ve e-posta yoluyla bizimle iletişime geçen tüm gerçek kişileri kapsamaktadır.

Bildiri gönderen yazar, ortak yazarlara ait ad, e-posta, kurum ve ülke bilgilerini sisteme girmeden önce ilgili ortak yazarları bu Aydınlatma Metni hakkında bilgilendirmekle ve bu bilgileri paylaşma yetkisine sahip olduğunu teyit etmekle yükümlüdür.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Kongre süreçlerinde, ilgili kişi grubuna ve kullandığınız hizmete bağlı olarak aşağıdaki kişisel veriler işlenebilmektedir:

• Kimlik: ad, soyad, akademik unvan.
• İletişim: e-posta adresi, telefon numarası.
• Mesleki ve akademik bilgiler: kurum, bölüm, ülke, şehir, uzmanlık alanları, ORCID ve Google Scholar bağlantıları, özgeçmiş ve biyografi.
• Hesap ve işlem güvenliği: geri döndürülemez biçimde özetlenmiş (hash) parola, oturum açma kayıtları, başarısız giriş denemesi sayaçları.
• Bildiri içeriği: bildiri başlığı, özet, anahtar kelimeler, yüklenen dosyalar, ortak yazarların ad, e-posta, kurum ve ülke bilgileri, yapay zekâ kullanım beyanı, etik ve telif hakkı beyanları.
• Hakem değerlendirme verileri: hakem atamaları, puanlar ve değerlendirme yorumları.
• Kayıt ve finansal bilgiler: katılımcı türü, katılım şekli, fatura türü, fatura adı veya unvanı, vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, fatura adresi, yüklenen ödeme dekontları, işlem referans numarası.
• Belge bilgileri: belgede yer alacak ad, belge seri numarası ve QR kod doğrulama bilgisi.
• Talep ve yazışma bilgileri: iletişim formu mesajları ve e-posta yazışmaları.
• Onay kayıtları: onay türü, e-posta adresi, IP adresi, tarayıcı bilgisi (user-agent), zaman damgası.
• Teknik ve işlem kayıtları: IP adresi ve sistem üzerinde gerçekleştirilen işlemlere ilişkin denetim kayıtları (log).

3.1. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Kanun’un 6. maddesinde sayılan özel nitelikli kişisel veriler (ör. sağlık, dini inanç, biyometrik veri) tarafımızca bilinçli olarak talep edilmemektedir. Lütfen formlara, bildiri dosyalarına veya mesajlara bu tür veriler eklemeyiniz. Bir katılımcının, örneğin erişilebilirlik ihtiyacı nedeniyle sağlık bilgisini kendi isteğiyle paylaşması hâlinde bu veri, yalnızca ilgili kişinin açık rızasıyla ve yalnızca söz konusu ihtiyacın karşılanması amacıyla işlenir.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; üyelik formu, katılımcı paneli, bildiri gönderim formu, kayıt ve ödeme dekontu yükleme ekranları ile iletişim formu aracılığıyla elektronik ortamda ve kısmen otomatik yollarla; e-posta yazışmaları aracılığıyla ise otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır. IP adresi, tarayıcı bilgisi ve işlem kayıtları, sistemin kullanımı sırasında otomatik olarak oluşturulur. Web sitesinde kullanılan çerezlere ilişkin ayrıntılar Çerez Politikası’nda yer almaktadır.

5. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ve gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebepler çerçevesinde işlenir:

Açık rızaya dayanan işlemler isteğe bağlıdır; açık rıza vermemeniz üyelik, bildiri gönderimi, kayıt ve kongreye katılımınızı engellemez.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

6.1. Alıcı Grupları

Kişisel verileriniz, Kanun’un 8. maddesine uygun olarak ve yukarıdaki amaçlarla sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Hakemler ve bilim kurulu: bildiri içeriği, çift kör değerlendirme ilkesi gereğince yazarların kimlik bilgileri gizlenerek paylaşılır.
• Düzenleme kurulu ve kongre sekretaryası: süreçlerin yürütülmesi için görev ve yetkiyle sınırlı erişim sağlanır.
• Barındırma ve e-posta (SMTP) hizmet sağlayıcıları: sistemin çalıştırılması ve bildirim e-postalarının iletilmesi amacıyla.
• Banka: havale ve EFT yoluyla yapılan ödemelerin gerçekleştirilmesi ve doğrulanması amacıyla.
• Yayıncılar ve dizinleme hizmetleri: kabul edilen bildirilere ilişkin yazar adı, kurum ve bildiri bilgileri bildiri kitabında yer alır ve bildiri kitabının yayımlanması ile dizinlenmesi sonucunda kamuya açık hâle gelir.
• Belge doğrulama sayfası: belge seri numarasını giren herkes, belge sahibinin adını ve belge türünü görüntüleyebilir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuat gereği talep edilmesi hâlinde.

6.2. Yurt Dışına Aktarım

Kongremizin uluslararası niteliği gereği bilim kurulu üyeleri ve hakemlerin bir kısmı yurt dışında bulunmaktadır; bu kişilerle yazar kimliği gizlenmiş bildiri içerikleri ve değerlendirme süreçlerine ilişkin bilgiler paylaşılabilir. Ayrıca web sitemiz, yazı tipleri ve arayüz bileşenleri için sunucuları yurt dışında bulunabilen Google Fonts, jsDelivr ve cdnjs (Cloudflare) içerik dağıtım ağlarından kaynak yüklemektedir; bu sağlayıcılar teknik olarak ziyaretçinin IP adresini ve tarayıcı bilgisini alabilmektedir.

Yurt dışına aktarımlar, 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK’nın 9. maddesine uygun olarak gerçekleştirilir: aktarımın yapılacağı ülke, sektör veya uluslararası kuruluş hakkında yeterlilik kararı bulunması hâlinde bu karara dayanılarak; yeterlilik kararı bulunmaması hâlinde Kanun’da öngörülen uygun güvencelerden birinin (ör. Kurul’a bildirilen standart sözleşme) sağlanmasıyla ya da Kanun’da sayılan arızi aktarım hâllerinde, gerektiğinde açık rızanız alınarak.

7. Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal süreler dikkate alınarak saklanır. Başlıca saklama kriterleri şunlardır:

• Hesap, bildiri, hakem değerlendirme ve belge verileri: kongre süresince ve bildiri kitabı kayıtlarının korunması ile belge doğrulamasının sürdürülebilmesi amacıyla kongrenin sona ermesinden itibaren 10 yıl.
• Muhasebe, fatura ve ödeme kayıtları: başta 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu olmak üzere ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca (genellikle 5 ila 10 yıl).
• Onay kayıtları: onayın veya rızanın varlığının ispatı için gerekli olduğu süre boyunca ve olası uyuşmazlıklara ilişkin zamanaşımı süreleriyle sınırlı olarak.
• Teknik ve işlem kayıtları: sınırlı bir süre için; 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülüklerin uygulandığı hâllerde en fazla 2 yıl.

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme şartlarının ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. Veri Güvenliği

Kanun’un 12. maddesi uyarınca kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek amacıyla uygun idari ve teknik tedbirler alınmaktadır. Bu tedbirler arasında şunlar yer alır:

• parolaların güçlü algoritmalarla geri döndürülemez biçimde özetlenerek (hash) saklanması,
• formlarda siteler arası istek sahteciliğine (CSRF) karşı koruma sağlanması,
• rol tabanlı yetkilendirme ile erişimin görev gereğiyle sınırlandırılması,
• art arda başarısız giriş denemelerinde hesabın geçici olarak kilitlenmesi,
• sistem üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin denetim kayıtlarıyla izlenmesi,
• yüklenen dosyaların tür kontrolünden geçirilmesi ve sunucuda çalıştırılamaz biçimde saklanması.

Kişisel verilerinizin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin tespiti hâlinde durum, Kanun’un 12. maddesinin beşinci fıkrası uyarınca en kısa sürede size ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirilir.

9. İlgili Kişi Olarak Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• a) kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c) kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç) yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d) kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• e) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g) işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• ğ) kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. Açık rızaya dayanan işlemler bakımından rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, o tarihe kadar yapılan işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

10. Başvuru Usulü

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz:

• ıslak imzalı dilekçe ile şahsen, noter aracılığıyla veya iadeli taahhütlü posta yoluyla Via S. Martino della Battaglia, 44, 00185 Roma RM, İtalya adresine,
• sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@itecx.international adresine,
• güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak info@itecx.international adresine.

Başvurunuzda; adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranız, yabancılar için uyruğunuz ile pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon ve faks numaranız ile talep konunuzun bulunması zorunludur. Kimliğinizin doğrulanması amacıyla sizden ek bilgi talep edilebilir.

Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresi içinde cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Aydınlatma Metnindeki Değişiklikler

Bu Aydınlatma Metni, mevzuattaki veya veri işleme faaliyetlerimizdeki değişikliklere bağlı olarak güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır.

12. İletişim

Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sorularınız için info@itecx.international adresine e-posta gönderebilir, +90 (312) 000 00 00 numaralı telefondan bize ulaşabilir veya iletişim sayfamızı kullanabilirsiniz.

Son güncelleme: 14 Eylül 2026