Katılım Şartları

Bu Katılım Şartları, ITECX International Congress on Technology, Education and Contemporary Sciences (ITECX 2026) kongresine katılan kişiler ile ITECX International Congress Düzenleme Kurulu (“Organizatör”) arasındaki ilişkiye uygulanacak esasları belirler. Kongre, 30 Kasım – 4 Aralık 2026 tarihlerinde Roma’da yüz yüze ve çevrim içi (hibrit) olarak gerçekleştirilir.

Bildiri gönderen, kayıt formunu dolduran veya kongreye katılan her kişi bu şartları ve bunların ayrılmaz parçası olan Kullanım Şartları, Etik İlkeler ve Yayın Politikası ile İptal ve İade Politikası’nı kabul etmiş sayılır.

1. Katılım Hakkı ve Katılım Türleri

Kongreye akademisyenler, araştırmacılar, lisansüstü öğrenciler başta olmak üzere öğrenciler ve ilgili alanlarda çalışan uzmanlar katılabilir. Katılım; bildirili katılım (sözlü, poster veya çevrim içi sunum) ya da bildirisiz dinleyici katılımı biçiminde gerçekleşir. Öğrenci kayıt ücretinden yararlanmak isteyen katılımcıların, talep edilmesi hâlinde geçerli bir öğrenci belgesi sunması gerekir; belge sunulmaması durumunda ilgili akademisyen kayıt ücreti uygulanır.

2. Hesap ve Başvuru Bilgilerinin Doğruluğu

Katılım için Platformda kişisel bir hesap oluşturulması zorunludur. Katılımcı; ad, soyad, unvan, kurum, iletişim ve bireysel ya da kurumsal fatura bilgilerini doğru ve eksiksiz girmekle yükümlüdür. Bildiri gönderiminde tüm yazarların adları, kurumları, yazar sırası ve sorumlu yazar doğru biçimde belirtilmelidir. Hakem değerlendirmesi başladıktan sonra yazar ekleme, çıkarma veya yazar sırasını değiştirme talepleri gerekçeli olarak sekretaryaya iletilir ve Organizatörün onayına tabidir.

3. Bildiri Gönderimi ve Değerlendirme

3.1. Gönderim koşulları

Bildiriler katılımcı paneli üzerinden, Yazım Kuralları’na uygun olarak PDF, DOC veya DOCX formatında ve en fazla 20 MB boyutunda yüklenir. Gönderim sırasında yapay zekâ kullanım beyanı ile etik, telif ve KVKK beyanlarının onaylanması zorunludur. Bildiriler Türkçe, İngilizce veya Rusça hazırlanabilir ve sunulabilir. Özet bildirilerin Önemli Tarihler sayfasında ilan edilen son gönderim tarihine kadar yüklenmesi gerekir.

3.2. Özgünlük ve yayın etiği

• Bildiriler özgün olmalı; daha önce yayımlanmamış olmalı ve eş zamanlı olarak başka bir kongre, dergi veya yayın organında değerlendirmede bulunmamalıdır.
• Tüm bildiriler benzerlik taramasından geçirilir; kaynakça hariç benzerlik oranının %20’nin altında olması gerekir.
• İntihal, veri uydurma, çarpıtma veya yinelenen yayın tespit edilen bildiriler, sürecin hangi aşamasında olursa olsun değerlendirme, program ve yayın dışı bırakılır.
• Üretken yapay zekâ araçları yazar olarak gösterilemez; bu araçlardan yararlanılmışsa kullanım amacı ve kapsamı gönderim sırasında beyan edilmelidir. Bildirinin içeriğinden yazarlar sorumludur.

3.3. Hakem değerlendirmesi

Bildiriler, alanında uzman en az iki hakem tarafından çift kör yöntemle değerlendirilir. Değerlendirme sonucunda kabul, küçük düzeltme, büyük düzeltme veya ret kararı verilir. Düzeltme istenen bildirilerin düzeltilmiş dosyaları, bildirilen süre içinde katılımcı paneli üzerinden yüklenmelidir; süresinde yüklenmeyen düzeltmeler değerlendirme dışı kalabilir. Hakemlerin bilimsel değerlendirmesine dayanan nihai karar Organizatöre aittir.

4. Kayıt ve Ödeme Yükümlülüğü

• Kabul edilen her bildirinin programda ve bildiri kitaplarında yer alabilmesi için bildiri yazarlarından en az birinin kayıt formunu doldurması ve ilgili ücreti Önemli Tarihler sayfasında ilan edilen süre içinde ödemesi zorunludur. Ayrı bir tarih ilan edilmemişse kayıt ve ödemenin kongre programının yayımlanma tarihinden önce tamamlanması gerekir.
• Bir kayıt, kayıtlı yazarın bir bildirisini kapsar. Aynı katılımcının ikinci ve sonraki bildirileri için her bildiri başına ikinci bildiri ücreti ödenir.
• Ödemeler banka havalesi veya EFT yoluyla yapılır ve dekont katılımcı paneline yüklenir. Kayıt, ödemenin sekretarya tarafından onaylanmasıyla kesinleşir.
• Güncel ücret kategorileri ve tutarları Kayıt ve Ücretler sayfasında yayımlanır. Erken kayıt ücreti yalnızca erken kayıt son tarihine kadar kaydı ve ödemesi tamamlanan katılımcılara uygulanır; yurt dışı katılım ücreti Euro (EUR) cinsinden belirlenmiştir.
• Değerlendirme sonucu açıklanmadan ödeme yapan yazarların bildirisinin reddedilmesi hâlinde dahi ödenen ücret iade edilmez (İptal ve İade Politikası).

5. Sunum Yükümlülükleri

5.1. Yüz yüze sunumlar

Sözlü sunumlar için her bildiriye yaklaşık 10–15 dakika süre ayrılır ve sunumu kısa bir soru-cevap bölümü izler. Kesin süreler oturum programında belirtilir; oturum başkanının süre yönetimine uyulması zorunludur. Sunucuların oturum başlamadan en az 15 dakika önce salonda bulunması beklenir. Posterler Yazım Kuralları’nda belirtilen ölçülerde hazırlanır; posterin programda belirtilen süre boyunca asılı kalması ve yazarlardan birinin poster oturumunda hazır bulunması gerekir.

5.2. Çevrim içi sunumlar

Çevrim içi sunum yapacak katılımcılar, program yayımlandıktan sonra e-posta ile paylaşılan oturum bağlantısına oturum başlamadan en az 10 dakika önce bağlanmalı ve sunum süresince kameralarını açık tutmalıdır. İnternet bağlantısı, cihaz ve yazılım yeterliliği katılımcının sorumluluğundadır. Katılımcıdan kaynaklanan teknik sorunlar nedeniyle gerçekleştirilemeyen sunumlar, oturum başkanı aynı oturum içinde yeniden sunum imkânı tanımadıkça yapılmamış sayılır.

5.3. Sunum dosyaları ve sunulmayan bildiriler

Organizatör, programın aksamadan yürütülmesi için sunum dosyalarının belirli bir tarihe kadar katılımcı paneline veya bildirilen adrese yüklenmesini isteyebilir. Bildiri, kayıtlı yazarlarından biri tarafından sunulabilir. Programda yer aldığı hâlde yüz yüze veya çevrim içi olarak sunulmayan bildiriler bildiri kitaplarında yayımlanmaz ve bu bildiriler için sunum belgesi düzenlenmez.

6. Yayın ve Telif Hakları

Kabul edilen ve sunulan bildiriler ISBN’li özet bildiri kitabında yayımlanır. Tam metin bildiri kitabında yer almak isteyen yazarların, tam metinlerini Yazım Kuralları’na uygun biçimde ve Önemli Tarihler sayfasında ilan edilen tam metin son gönderim tarihine kadar yüklemesi gerekir; süresinde yüklenmeyen tam metinlerin yalnızca özetleri yayımlanır.

Yazarlar, eserleri üzerindeki haklarını saklı tutmakla birlikte, gönderim sırasında onayladıkları telif beyanı ile Organizatöre bildirinin özet ve tam metin bildiri kitaplarında basılı ve elektronik ortamda yayımlanması, kongre web sitesinde erişime açılması, indekslenmesi ve arşivlenmesi amacıyla münhasır olmayan, süresiz ve bedelsiz bir lisans verir. Yazarlar, eserde üçüncü kişilere ait görsel, tablo veya veri kullanılmışsa gerekli izinleri aldıklarını taahhüt eder. Yayımlandıktan sonra etik ihlal tespit edilen bildiriler, gerekçesi belirtilerek yayından kaldırılabilir.

7. Davranış Kuralları

7.1. Oturumlarda davranış

Katılımcılar; diğer katılımcılara, konuşmacılara, oturum başkanlarına ve görevlilere karşı saygılı davranmakla yükümlüdür. Cinsiyet, etnik köken, din, engellilik, yaş veya görüş temelinde ayrımcılık, sözlü ya da fiziksel taciz, ısrarlı rahatsız etme ve oturumların düzenini bozan davranışlara izin verilmez. Bu tür davranışlara maruz kalan veya tanık olan kişiler durumu oturum görevlilerine ya da info@itecx.international adresine bildirebilir; bildirimler gizlilik içinde ele alınır. Organizatör, kurallara uymayan kişileri uyarma, oturumdan veya kongreden çıkarma ve gerektiğinde yetkili mercilere bildirme hakkına sahiptir; bu durumda ücret iadesi yapılmaz.

7.2. Fotoğraf, ses ve görüntü kaydı

Organizatör, kongrenin belgelenmesi ve tanıtımı amacıyla oturumlarda fotoğraf ve video çekimi yapabilir; çevrim içi oturumları katılımcıları önceden bilgilendirmek kaydıyla kayıt altına alabilir. Görüntülerinin tanıtım amacıyla kullanılmasını istemeyen katılımcılar bu talebini kayıt masasına veya sekretaryaya iletebilir. Katılımcıların, sunucunun açık onayı olmaksızın sunumları ses veya görüntü olarak kaydetmesi, çoğaltması veya canlı yayımlaması yasaktır. Bu kapsamdaki kişisel veriler KVKK Aydınlatma Metni çerçevesinde işlenir.

7.3. Çevrim içi oturum kuralları

Çevrim içi oturumlara gerçek ad ve soyadla bağlanılmalı, söz sırası gelmediğinde mikrofon kapalı tutulmalı, soru ve yorumlar oturum başkanının yönlendirmesine uygun olarak iletilmeli ve oturum bağlantıları üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır.

8. Kabul Yazıları ve Belgeler

• Kabul yazıları, bildirinin kabul edilmesinden sonra katılımcı panelinde yayımlanır.
• Katılım belgesi, kaydı ve ödemesi onaylanmış olup kongreye katılan katılımcılar ve dinleyiciler için düzenlenir.
• Sunum belgesi, yalnızca programda yer alan ve fiilen sunulan bildiriler için düzenlenir.
• Hakem ve konuşmacı belgeleri, ilgili görevin tamamlanmasının ardından düzenlenir.
• Belgeler kongreden sonra, benzersiz seri numarası ve QR kod doğrulamasıyla elektronik olarak katılımcı panelinde PDF formatında sunulur. Belgelerdeki ad ve unvan bilgileri sistemde kayıtlı bilgilerden alınır; belgedeki hatalara ilişkin düzeltme talepleri, belgenin yayımlanmasından itibaren 30 gün içinde sekretaryaya iletilmelidir.

9. Programda Değişiklikler

Organizatör; oturum, salon, tarih, saat ve sunum türü dahil olmak üzere kongre programında değişiklik yapma, gerekli hâllerde yüz yüze oturumları çevrim içi ortama taşıma ve davetli konuşmacılarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Değişiklikler web sitesinde ve e-posta yoluyla duyurulur. Sunum türünün katılımcının talebiyle değiştirilmesi, Organizatörün onayına ve varsa ücret farkının ödenmesine bağlıdır. Kongrenin ertelenmesi, çevrim içi ortama taşınması veya iptali hâlinde ücretlere ilişkin sonuçlar İptal ve İade Politikası’nda düzenlenmiştir.

10. Seyahat, Konaklama ve Vize

Ulaşım, konaklama, vize, sigorta ve kişisel harcamalar kayıt ücretine dahil değildir ve katılımcının sorumluluğundadır. Organizatör, ödemesi onaylanmış katılımcılara talep hâlinde davet mektubu düzenleyebilir; davet mektubu vize verileceği yönünde bir taahhüt oluşturmaz ve Organizatör vize başvurularının sonucundan sorumlu değildir.

11. Sorumluluğun Sınırlandırılması

Bildirilerde yer alan görüş, veri ve sonuçların bilimsel ve hukuki sorumluluğu yazarlarına aittir; bu içerikler Organizatörün görüşlerini yansıtmaz. Organizatörün kongreye ilişkin sorumluluğu, mevzuatın izin verdiği ölçüde ve kast ile ağır ihmal hâlleri saklı kalmak kaydıyla, katılımcının ilgili kayıt için ödediği ücret tutarıyla sınırlıdır.

12. Uygulanacak Hukuk ve Uyuşmazlıklar

Bu şartlar Türkiye Cumhuriyeti hukukuna tabidir. Uyuşmazlıklarda Roma (İtalya) mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir. 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun kapsamında tüketici sıfatını taşıyan katılımcıların, kanunda öngörülen parasal sınırlar dahilinde yerleşim yerindeki veya işlemin yapıldığı yerdeki tüketici hakem heyetlerine ya da tüketici mahkemelerine başvurma hakları ile emredici hükümlerden doğan diğer hakları saklıdır. Bu şartların Türkçe, İngilizce ve Rusça metinleri arasında farklılık bulunması hâlinde Türkçe metin esas alınır.

13. İletişim

Katılım şartlarına ilişkin soru ve talepleriniz için kongre sekretaryasına aşağıdaki kanallardan ulaşabilirsiniz:

• Organizatör: ITECX International Congress Düzenleme Kurulu
• Adres: Via S. Martino della Battaglia, 44, 00185 Roma RM, İtalya
• E-posta: info@itecx.international
• Telefon: +90 (312) 000 00 00
• İletişim formu: İletişim sayfası

Son güncelleme: 14 Eylül 2026